Hallo in die Runde,
zum Auftakt der diesjährigen Planung unserer Ausstellung "Bricks and Friends 2023" wollen wir hier eine lebende To-Do Liste anfertigen. Ziel ist es, dass alle Vereinsmitglieder sich zur Erledigung oder Klärung von offenen Punkten einbringen. Dafür müssen solche Punkte ja bekannt sein.
Die nachfolgende Liste werde ich entsprechend der weiteren Vorschläge ergänzen, moderieren und auf dem aktuellsten Stand halten. Hier ist der erste Aufschlag:
[Stand: 10.03.2023 - 19:19]
1. Vor der Einladung:
- Veranstaltungsort und Ausstellungstermin abklären [Jürgen] [erledigt]
- ggf. Vorabinformation des Termins in Community streuen [Jürgen] [erledigt]
- Hotelempfehlungen aufstellen [Jürgen] [offen]
- Entwurf/Vorschlag eines Rahmenprogramms [ ______ ] [offen]
- Vereins Website live schalten [Timon] [erledigt]
- Daten/Infos auf Website veröffentlichen [Timon] [offen]
- Text für o.g. Daten/Infos schreiben [_______] [in Teilen schon erledigt]
- Flyer [Siehe auch Forumseintrag "Flyer für die Bricks and Friends 2023" JK] [offen JK]
2. Einladung zur Registrierung für Aussteller
Nach Freigabe durch Orga-Team oder Vorstand:
- Anmeldeformular auf Website ggf. aktualisieren und schalten [Timon] [erledigt]
- offene Fragen: Anmeldefrist ?
- Einladung selbst:
- Kurzen Einladungstext für E-Mail, Blog, Social Media erstellen mit Verweis auf die Website [Stephan] [Entwurf fertig]
- Verteilung via E-Mail mit bekannten Mailadressen [Jürgen] [offen]
- Verteilung via Blog-Beitrag [Timon] [offen]
- Verteilung via Social Media [Alina] [offen]
Danach und parallel:
3. Die Ausstellung (definitiv noch nicht abschließend)
(Zwischen-)Auswertung der Registrierung [_____] [offen]
Hallenplan erstellen [_______] [offen]
- Einzelaussteller [______ ] [offen]
- Gemeinschaftsanlagen ______ [Flächenverantwortliche] [siehe extra Threads]
- Verkäufer
- Kids Corner
Bedarf an Podesten, Tischen, Stühlen, Absperrung ermitteln [______] [offen]
Decken/Tücher für Podeste, Tische [______] [offen]
Thema Finanzen [______] [offen]
- Eintrittskarten Vorverkauf
- Eintrittskarten Abendkasse
Bändchen Aussteller, Bändchen Besucher [_____] [offen]
Helferplan/-liste erstellen [_______] [offen]
- Aufgaben ?
- Aufgaben anhand Ausstellerliste vorher verteilen
4. Außenwerbung
- Flyer verteilen in Köln und Umgebung
- (bezahlte?) Werbung bei Facebook, regional, schalten
- regelmäßige Posts auf Facebook, Instagram, in regionalen Gruppen etc.
5. Rahmenprogramm der Ausstellung
Entwurf Rahmenprogramm ausarbeiten
- AFOLs Abend
- Catering, Getränke
- Tombola/Versteigerung
- Spiele
- Technik
- Versorgung der Aussteller: Kaffee u. Kuchen
- Schnitzeljagd/Suchspiel durch die Ausstellung
- ...
Ausstellertütchen [______] [offen]
Übernachtungsmöglichkeit Motorworld
Ich bitte um fleißige Ergänzung und Vorschläge.
